Het oplossen van teamissues: tips voor virtuele organisatieopstellingen

Organisatieopstellingen

Organisatieopstellingen kunnen je helpen om inzicht te krijgen in (verstoorde) teamdynamiek, in de invloed van teamleden daarin, en in je eigen rol als coach van het team. Normaalgesproken doe je dit “live” of fysiek met mensen die als representant optreden voor teamleden, klanten, andere teams of voor meer abstracte zaken zoals organisatiedoelen.

In deze tijden van Corona zijn live opstellingen wellicht niet wenselijk. We zijn daarom aan de slag gegaan met een virtuele vorm van teamopstellingen. Dit met behulp van Zoom en Miro (maar dat kunnen natuurlijk net zo goed andere tools zijn). Je kunt dan werken met verschillende vormen en figuren (of avatars) als representanten, in plaats van met mensen.

Lagant Verandergids 20200916 afb bij blog platform teamleren
Afbeelding: agile coach Wouter zoekt met behulp van een teamopstelling naar de oorzaak van vertrouwensproblemen binnen een van zijn teams – en wat hij daar aan kan doen

Resultaten

Binnen organisatieopstellingen werk je vooral op basis van het onderbewustzijn, intuïtie en gevoel. Wij waren bang dat dat virtueel minder goed zou werken, maar niets bleek minder waar!

In een van de sessies droeg agile coach Wouter een uitdaging aan. Teamleden van een nieuw samengesteld team focussen zich nog vooral op hun “oude” teams. Hij ondervindt dat er nog onvoldoende onderling vertrouwen is.

Via Miro heeft Wouter de teamsituatie, inclusief zichzelf, gevisualiseerd. Daarna hebben hijzelf en anderen (objectief) benoemd wat ze opviel, over de afstanden tussen de representanten, wie dicht bij wie staat, wie waar naartoe kijkt.

Dat gaf Wouter het inzicht dat hij zichzelf veel op de tribe (de afdeling) richt en te weinig op het nieuw samengestelde team. Op grond van dit inzicht, was het voor hem duidelijk wat hij moest gaan doen.

Tips

Graag deel ik met jullie wat je als agile coach of scrum master kunt doen voor een geslaagde, virtuele teamopstelling:

Het doen van organisatieopstellingen behandelen we in blok 5 van onze opleiding “NLP voor Agile Coaches”. Onze ervaring is dat virtuele opstellingen net zo goed bijdragen aan het opdoen van nieuwe inzichten en het vinden van antwoorden. Zolang je maar op gevoel je intuïtie en je handen het werk laat doen!

Aannames: wél doen om te bouwen aan teamvertrouwen

Aannames doen gaat supersnel en gebeurt vaak onbewust. We doen het omdat het – in ieder geval op de korte termijn – leidt tot gevoel van tijdwinst en comfort: gesprekken duren korter, je hoeft niet alle details te kennen, en je kunt confrontaties uit de weg gaan.

Tijdens mijn NLP (Neuro-Linguïstisch Programmeren) trainingen leerde ik dat er ook een andere kant aan aannames zit. Er is op zich niks met het doen van aannames, zolang deze maar positief zijn. Hoe meer positieve aannames je hebt, hoe makkelijker je kan omgaan met onverwachte omstandigheden.

NLP gaat uit van vooronderstellingen. Deze vooronderstellingen zijn geen feitelijke waarheden. Het zijn aannames die we doen voor onze houding tegenover anderen. Een voorbeeld van zo’n NLP vooronderstelling:

“De kaart is niet het gebied.”

De landkaart van Nederland is niet Nederland zelf. Ofwel: de woorden die we gebruiken, zijn niet de gebeurtenis die zij weergeven. Dat geldt ook voor gedrag dat je als agile coach waarneemt in je teams. Ieder teamlid heeft zijn of haar eigen, individuele kaart van de wereld. Geen enkele kaart van de wereld is meer ‘echt’ of ‘waar’ dan andere kaarten. Het helpt om je te realiseren dat mensen reageren op basis van hun eigen kaart, hun eigen perceptie van de werkelijkheid.

“Er bestaat geen falen, alleen feedback.”

Dit tweede voorbeeld van een NLP vooronderstelling is voor agilisten een warm bad van herkenning. Falen of fouten maken, zijn labels die behoorlijk destructief kunnen zijn. Je kunt daarom voor de aanname kiezen dat “fouten” ons nieuwe informatie geven, ons de kans geven om te leren. Of, zoals de core principles of agile ons meegeven: ‘You should learn to fail and create a culture that learns from failure.’

Het werken met vooronderstellingen, en deze praktisch leren in te zetten in je coachpraktijk, is ook onderdeel van blok 1 van onze training NLP voor Agile Coaches. De NLP vooronderstellingen leveren een ander effect op dan gemiddelde aannames. We creëren namelijk op voorhand een positief, open beeld van de ander. Vanwege die positieve en constructieve insteek kun je (als agile coach) meer vertrouwen en ruimte bieden, in plaats van wantrouwen of begrenzingen.

Voorspelbaarheid en wendbaarheid (agility). Hoe gaan die samen?

Mijn stellige overtuiging is, dat dat niet klopt. Alleen je moet het wel goed inrichten. Voor iedere CEO is voorspelbaarheid essentieel om een betrouwbaar en stabiel bedrijf op te bouwen welke voor stakeholders geloofwaardig is.
#LeadingAgileMike Cottmeyer, geeft in onderstaand artikel een hele heldere uiteenzetting van wat er nodig is om op teamniveau en op ondernemingsniveau nodig is om voorspelbaar te zijn obv agile manieren van werken.

https://www.leadingagile.com/2020/09/increasing-enterprise-level-predictability-with-agile/

Coachen naar een agile mindset, hoe doe je dat?

Over agile en growth mindsets

Wat een agile mindset is, en waarom we dan vervolgens willen coachen op een growth mindset, heb ik beschreven in mijn vorige twee artikelen Een agile mindset - wat is dat eigenlijk? en Coachen naar wendbaarheid = coachen naar een groeimentaliteit. Waar het in het kort op neer komt: een leergierige groeimentaliteit op individueel niveau is noodzakelijk om op teamniveau een agile mentaliteit te krijgen.

De vraag is nu: hoe zorg je ervoor dat teamleden, maar ook management en stakeholders, een growth mindset krijgen? Mijn ervaring leert mij dat de "agile trukendoos" lang niet altijd soelaas biedt. Individuele transformatie naar een growth mindset vraagt om meer dan uitgebreide retrospecties, of een teamspelletje Celebrity Rescue, of het opstellen van een Definition of Fun.

(tekst gaat verder onder afbeelding)

Lagant Verandergids milton taalpatronen voor growth en agile mindset

Milton taalpatronen

In mijn Master NLP opleiding (Neuro-Linguïstisch Programmeren) ben ik in aanraking gekomen met de toepassing van het zogenaamde Milton-model. Door toepassing van specifieke zinsconstructies of taalpatronen, kun je als coach het onderbewuste van de ander aanspreken. Je passeert als het ware het kritische (en weerbarstige) deel van het brein. Je kunt bij de ander toegang krijgen tot achterliggende emoties, waarden en overtuigingen - mits je het Milton-model ook echt beheerst. Een uitstekende techniek om een "fixed mind" (weer) open te krijgen.

Milton taalpatronen zijn vernoemd naar de Amerikaanse psychotherapeut Milton Erickson. De taalpatronen bestaan uit indirecte suggesties en vooronderstellingen. Het biedt manieren om "effectief vaag" te zijn in het taalgebruik door specifieke informatie uit je zinnen weg te laten. Dit zet de ander aan om zelf invulling en betekenis te geven aan hetgeen je zegt, vanuit zijn of haar eigen context en ervaring.

Hoe gedetailleerder beschrijvingen zijn, hoe groter de kans dat er iets conflicteert met het referentiekader van de ander. Dat versterkt een fixed mindset bij de ander. Daarom laten we in ons taalgebruik bewust zaken weg, vervormen we en generaliseren we. Als je dat zorgvuldig doet, kun je dergelijke filtering gebruiken om overeenstemming te krijgen, of om nieuwe openingen en opties te creëren. Daarmee zet je de deur open naar een growth mindset bij de ander.

In de praktijk

Milton wordt veel toegepast in een therapeutische context. Maar ook handige salesmensen passen dergelijke taalpatronen toe. Er zijn veel verschillende taalpatronen. Hieronder volgt een aantal van de Milton taalpatronen met voorbeelden.

TaalpatroonVoorbeeld
Gedachten lezen

Je geeft aan dat je weet wat de ander denkt of voelt zonder aan te geven hoe je dat weet
'Ik weet dat je je afvraagt ...'
'Ik kan zien dat je ...'
Eeuwige waarheid

Waardeoordelen uitspreken waarbij je degene die oordeelt achterwege laat
'Het is het beste om ...'
'Dat is perfect!'
Oorzaak en gevolg

Je impliceert dat het ene tot het andere leidt
'Als je die vraagt stelt, dan heb je het begrepen.'
Complexe equivalentie

Je vergelijkt twee zaken en maakt ze gelijkwaardig
'Alleen al dat je hier nu bent, betekent dat je wilt veranderen'
Vooronderstellingen

Met de woorden in je boodschap veronderstel je iets terwijl je de aandacht ergens anders op vestigt
'Je verandert voortdurend'
'Je bent veel aan het leren'
Nominalisaties

Je "bevriest" een werkwoord door het als zelfstandig naamwoord neer te zetten
'Al je nieuwe beslissingen tonen je vertrouwen'
'Dit levert je nieuw inzicht en begrip op'

Als je Googlet op Milton, vind je nog veel meer taalpatronen en voorbeelden. Het idee is dat je verschillende taalpatronen in een coachingsgesprek veelvuldig toepast. Je vermijdt (te veel) detail en concretisering en in plaats daarvan ben je effectief vaag. Daardoor kan de ander zich open stellen voor jouw boodschap, voor verandering en groei, en daarmee voor een growth mindset.

Manipulatie vs. oprechtheid

Zelf vind ik Milton-taal een verrijking van mijn agile coachpraktijk, al is effectieve toepassing in coachingsgesprekken nog niet altijd even gemakkelijk. Het vraagt om veel oefening. En ik heb mezelf ook over een drempel heen moeten zetten. Toen ik zelf voor het eerst met Milton aan de slag ging, voelde het voor mij namelijk behoorlijk manipulatief. Je wordt als agile coach niet concreet, zegt niet waar het op staat, laat niet het achterste van je tong zien. Het is niet mijn natuurlijke manier van communiceren.


Milton Taalpatronen zijn onderdeel van onze training NLP voor Agile coaches. In deze training oefenen we met de verschillende patronen zodat je hier als coach feeling bij krijgt en deze kunt inzetten op de werkvloer met als doel de Growth Mindset te stimuleren.

Coachen naar wendbaarheid = coachen naar een groeimentaliteit

Growth mindset

Er zijn 10 indicatoren waaraan je kunt zien dat een organisatie of team een agile mindset heeft. Maar wat betekent dat voor het individu? Wanneer zijn teamleden, managers of andere stakeholders in staat om een agile mindset te adopteren?

Misschien heeft Carol Dweck daarop het antwoord. Onlangs kwam ik in aanraking met het werk van deze professor in de psychologie. Dweck gebruikt in haar werk ook term "mindset". Zij doet dit om aan te geven hoe iemand denkt over capaciteiten en talenten. Ze onderscheidt twee verschillende mindsets:

• de fixed mindset met een vaste, gefixeerde manier van denken; versus
• de growth mindset bij iemand met een groeimentaliteit.

Een voorbeeld van iemand met een typische growth mindset is Pipi Langkous.

Ja maar Pippi, zei Tommy, je kunt toch niet pianospelen?
Hoe kan ik dat nou weten, als ik het nog nooit geprobeerd heb?, antwoordde Pippi.

Fixed vs. growth mindset

Individuen zitten qua hun denken ergens tussen de twee mindsets in. De een is meer fixed, de ander meer gericht op growth, maar belangrijk is te beseffen dat je beide denkwijzen in huis hebt. In de lezing van Dweck is de mindset af te lezen aan individueel gedrag.

Lagant Verandergids Fixed groei Mindset Blog 1

Groeimentaliteit als basis voor wendbaarheid

Wat mij opvalt, zijn de sterke overeenkomsten tussen de indicatoren van een agile mindset en Dweck's growth mindset voor individuen. Is een growth mindset op individueel niveau wellicht een voorwaarde om een agile mindset te kweken binnen teams en organisaties? Ligt hier een uitgelezen rol voor de agile coach?

Deze vragen zijn wat mij betreft retorisch. Natuurlijk moeten wij als agile coaches investeren in de persoonlijke coaching van teamleden (en van managers en andere stakeholders), zeker wanneer we bij hen een overwegend fixed mindset bespeuren. Want met een fixed mindset onder de mensen kan een agile mindset binnen de organisatie niet tot volwassenheid komen. Daarom de schone taak aan ons om mensen te begeleiden van een fixed naar een growth mindset, om daarmee een fundament te leggen onder de wendbare organisatie.

Hoe je mensen begeleid in deze verandering is onderdeel van onze training NLP voor Agile Coaches.

Hoe word ik Scrum Master?

Tip 1: Verbeter je CV

Je hebt nog geen echte Scrum Master-ervaring, maar je hebt misschien wel een aan Scrum- of Agile gerelateerde ervaring. Markeer deze op je CV of LinkedIn-profiel, zodat het er in ieder geval uitspringt. Maakte je bijvoorbeeld eerder al eens deel uit van een team dat dagelijkse Stand-ups deed? In zo’n geval zou je bijvoorbeeld kunnen beschrijven dat je Daily Scrums hebt uitgevoerd. Ook als het destijds niet officieel onder de noemer Scrum of Agile viel, helpt deze ervaring bij de invulling van je rol als Scrum Master.

Tip 2: Zoek naar vacatures bij huidige werkgever

In veel gevallen is een uitstekende volgende stap het vinden van mogelijkheden om op zijn minst kleine ervaringen met Agile/Scrum op te doen bij je huidige werkgever. Ook als Scrum misschien niet past binnen je huidige organisatie, project of team kun je kijken of je elementen kunt toepassen. Kijk bijvoorbeeld of een van de volgende acties waarde kan toevoegen in jullie werkomgeving:

Tip 3: Zoek naar vacatures als vrijwilliger

Als je geen mogelijkheden kunt vinden om kleine stukjes Agile binnen je huidige werkgever te introduceren, overweeg dan om vrijwilligerswerk te doen. Dit kan een regionale, nationale of internationale non-profit organisatie zijn of zelfs al op de school van je kinderen, het jeugdteam of de kerk. Wees creatief, ook in jouw omgeving zijn er genoeg mogelijkheden om ervaring op te doen.

Tip 4: Behaal je certificaat

Een cursus Scrum Master is waardevol voor het vullen van je rugzak en helpt bij het halen van je certificaat. Hoewel het niet genoeg is om alles te leren wat nodig is om een goeie Scrum Master te zijn, voorziet het je wel van een goeie dosis basiskennis en een toolkit die voldoende gevuld is om te beginnen als Scrum Master. Het verdienen van een erkend certificaat, duidt op twee dingen: een bepaald basisniveau van kennis en, nog belangrijker, een bereidheid om te leren en in jezelf te investeren. Kies daarbij voor een geloofwaardige Scrum-certificering, zoals die van scrum.org (Professional Scrum Master).

En wil je je toolkit nog een beetje verder uitbreiden? Dan is onze Professional Teamcoach Experience echt iets voor jou! Het is een opleiding die veel verder gaat dan alleen de rol van Scrum Master. In de zes opleidingsdagen verspreid over zes maanden doe je gaandeweg een enorme dosis kennis en ervaring op als teamcoach. Ook voor deze opleiding is het behalen van een certificaat een absolute aanrader en inbegrepen in de prijs.

Tip 5: Weet dat de meeste CV’s worden gescreend

Om een baan als Scrum Master te vinden, moet je ervoor zorgen dat je CV wordt gelezen. De meeste werkgevers gebruiken tegenwoordig software om CV’s te screenen. Om voorbij die filters te komen, wil je zorgen dat hun meest voor de hand liggende zoekwoorden in ieder geval in je CV zijn opgenomen. Als je bijvoorbeeld solliciteert op een “Scrum Master” – positie, moet je ervoor zorgen dat je CV de zinnen “Scrum Master” maar ook “ScrumMaster” bevat, zowel met als zonder spatie, zodat u de kansen maximaliseert om een screeningssysteem te passeren dat slechts één bevat van die woorden.

Dit lijkt onzorgvuldig, maar als het je helpt om door de screening te komen is het misschien toch de moeite waard. Nu kan ik me voorstellen dat je graag een clean CV hebt en dit soort ‘onzorgvuldigheid’ liever vermeid. In dat geval ga ik je nu heel lui maken met het volgende trucje! Door de verschillende varianten van deze term ergens op je CV te plaatsen, en de tekst dezelfde kleur als de achtergrond te geven, zijn ze niet zichtbaar op je CV maar komen ze wel door de screening van een dergelijke applicatie heen.  

Tip 6: Netwerken, netwerken & nog meer netwerken

Ik kan dit niet genoeg benadrukken, netwerken is echt het aller beste wat je kunt doen als je opzoek bent naar een nieuwe functie. Reken er maar op dat er ruim wordt gereageerd op de online Scrum Master vacatures en dat de concurrentie gigantisch is. Alle bovenstaande tips helpen je erbij om jezelf zichtbaar te maken tussen de grote stapel CV’s op het bureau van de betreffende manager, maar niets is beter dan een andere ingang bij een bedrijf te vinden en je concurrentie in een adem voorbij te schieten. Deze andere route naar je nieuwe baan als Scrum Master vereist een goede dosis geluk – op het juiste moment en op de juiste plaats zijn.

Het goede nieuws is dat je dat beetje geluk ook in eigen hand hebt: Ga naar buiten! Er worden momenteel ontzettend veel (gratis) Scrum & Agile bijeenkomsten georganiseerd en die mag je vanaf vandaag niet meer aan je neus voorbij laten gaan. Ga opzoek naar je lokale Agile of Scrum bijeenkomst via platformen zoals Meetup en Eventbrite. Maar, minstens zo belangrijk, neem deel aan bijeenkomsten van andere groepen waarvan de leden kunnen werken bij het type bedrijf waar je lid van wilt worden.

Tip 7: Heb geduld

Dit is misschien wel het beste advies wat ik je kan geven: Heb geduld. De zeven bovenstaande tips zullen je zeker helpen je kansen om je Scrum Master positie te vergroten. Echter zal het verschuiven van je carrière in een nieuwe richting waarschijnlijk langer duren dan het vinden van dezelfde functie in een andere organisatie. Zorg dat je hebt gedaan wat je kunt, en wees dan ook volhardend en vertrouw in jezelf. Het kan even duren.

Hoe verloopt een praktijkdag van onze AgilePM® Fasttrack training?

Onze Agile Projectmanagement training is interactief met ervaringsoefeningen!

Als vakliefhebber en trainer vind ik het gaaf om met de deelnemers te discussiëren over praktijkvoorbeelden. En dan ook gelijk de theorie aan de praktijk te kunnen koppelen. Agile Projectmanagement (Foundation gecombineerd met Practitioner) is zo'n training waar mijn passie voor het vak tot uiting komt. De deelnemers komen zelf met mooie voorbeelden uit hun eigen werkomgeving, die we vervolgens vanuit verschillende optieken bespreken.

Hoe gaat de praktijkoefening, de kinderboerderij?

De deelnemers krijgen de opdracht als agile projectmanager de casus aan te pakken. Ze bespreken de agile benadering met de opdrachtgever. De stakeholders in het project krijgen verschillende projectrollen toebedeeld. Daarna gaan de deelnemers daadwerkelijk de foundation fase en de haalbaarheidsfase in om goedkeuring te krijgen van de projectboard.

Hoe oefenen de deelnemers met de technieken?

Ondertussen oefenen de deelnemers met de principes van Agile werken. Ze oefenen met de mindset om een echt minimum usable subset te maken, met zo simpel mogelijke oplossingen een zo'n snel mogelijk waarde te leveren. Door het zelf te prioriteren, timeboxen en relatief in te schatten leggen ze de basis voor het toepassen van deze technieken in hun eigen werkomgeving.

Beter samenwerken en meer focus krijgen!

Lagant beoogt haar studenten te inspireren tot leren en tot het zelf toepassen. Door het laten ervaren van oefeningen vergroten deelnemers hun vermogen om het zelf toe te passen. Zij kunnen het geleerde zelf direct in de praktijk brengen. Wil je zelf ervaringsgerichte oefeningen doen? Of wil je meer leren over Agile projectmanagement? Laat het ons weten via onze contactgegevens.

Verrassend resultaat uit enquête onder programmamanagers↧ Download gratis het rapport

Echt wendbare organisaties? Nog niet!

Slechts 50% van de respondenten geven aan dat hun organisatie bereid is buiten de IT afdeling de agile mindset toe te passen. Mijn overtuiging is dat een wendbare mindset voorwaardelijk is in en VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) wereld. Deze uitslag vind ik zorgwekkend. Mijn conclusie is dan ook dat er nog veel werk aan de winkel is om niet-ITafdelingen te begeleiden met hun transitie om wendbaarder te worden met een agile mindset.

Ronde tafel sessie programmatisch werken in een agile organisatie

Tijdens deze sessie brengt Henk Venema, ING bank, verantwoordelijk voor de implementatie van agile way of working bij ING Wholesale banking, de ING case in. Henk legt uit hoe de werelden van agile executie en programmatisch werken effectief samenwerken bij ING. Deze komen bij elkaar in een kwartaallijkse sessie (denk aan een bigroom planning), waarbij product owners en change professionals (programma managers rol) gezamenlijk terugkijken en vooruitkijken en prioriteiten bepalen. Agile programmatisch werken geeft dus handvatten voor grotere organisaties die wendbaar willen zijn.

ING ervaringen

Programmamanagers, change professionals genoemd bij ING zijn verantwoordelijk voor grensoverschrijdende, multi tribe initiatieven, zoals bijvoorbeeld MIFID. Omdat scrum geen oplossingen biedt voor de complexiteit van een grote bank, is Henk bij ING gaan kijken hoe zij overkoepelende programma’s aan haar besturing en uitvoering zou kunnen koppelen. Niet Safe (Scaled Agile Framework) is de oplossing die ING koos, maar het Agile programmatisch werken. Deze combinatie van methodieken leidt bij ING change professionals steeds grotere effectiviteit.

Wil je de resultaten van dit mini onderzoekje weten? Dan kan je ons pdf document hier downloaden. Of wil je volgende keer ook uitgenodigd worden voor een dergelijke inspirerende sessie? Stuur een mail naar: jacqueline

Top